書く技術・伝える技術 要約｜7つの法則を例文つきで全部解説

本書を読むと「人を動かす文章」が書けるようになります。

なぜなら、読みやすい文章の書き方を学べるからです。

文章力がない人は、相手にストレスを与えてます。無駄にエネルギーを使わせているからです。

本書は、相手にストレスを与えない文章術「7つの法則」が学べます。

7つの法則の要点を、先にまとめます。

書く技術・伝える技術が教える「読み手に負担をかけない文章」とは

この本を読むと「読み手に負担をかけない文章」を書けるようになります。

なぜなら、ストレスを与えない文章術「7つの法則」を学べるからです。

例えば家電の取扱説明書。

長い文章は
読む気失せますよね。
ストレスを感じます。

読み手にストレスを感じさせないためには、まず相手の立場になることが重要です。

• 相手はどんな情報を求めているのか
• 相手はどんなことに悩んでいるのか
• どんな文章なら読みやすいか

相手が望んでいることを想像すること。

結果、ストレスが無くなり、最後まで読んでもらえる文章が書けます。

「読み手に負担をかけない文章」の真意とは

効果的な文章とは、「読み手に負担をかけない」ことを第一に考えたものです。これは具体的に次の3つの要素を満たす文章を意味します。

1. 読み手になるべく文章を読ませずに、必要な情報を伝達できる
2. 内容を一読で理解してもらえる
3. 重要な情報を記憶に残せる

ビジネスの世界では、情報伝達の責任は常に書き手側にあるという認識が重要です。

「なぜ読んでくれなかったのか」と相手を責めるのではなく、「なぜ読み手はこの情報を読み落としたのだろう」と書き手側が自問する姿勢が求められます。

情報伝達に失敗したとき、最終的に困るのは情報を伝えられなかった自分自身なのです。

伝わらない文章が引き起こす問題点

伝わりにくい文章は単なる時間の無駄にとどまらず、ビジネスチャンスの喪失、信頼関係の毀損、重大なミスにつながる可能性があります。

特にメールやチャットなど文字ベースのコミュニケーションが中心となった現代では、「書く技術」の欠如がもたらす損失は計り知れません。

書く技術・伝える技術の基本情報

『書く技術・伝える技術』は、ロジカルスキル研究所の倉島保美さんが書いた、ビジネス文章の書き方の本です。この記事で紹介しているのは、2019年6月発行の改訂新版になります。

項目	内容
書名	改訂新版 書く技術・伝える技術（仕事の効率をグンと上げるビジネス・ライティング）
著者	倉島保美（有限会社ロジカルスキル研究所 代表取締役）
出版社	あさ出版
発行	2019年6月
内容	読み手に負担をかけない7つの法則と、実践トレーニング

読み手に負担をかけない7つの法則｜書く技術・伝える技術

本書は、読み手に負担をかけない「7つの法則」が紹介されております。

ここでは7つのうち3つを例つきで詳しく、残りの4つは要点を紹介します。

1. 文章の冒頭に重要な情報をまとめて書く
2. 文章は1パラグラフ1トピックで書く
3. パラグラフ（段落）の冒頭に要約文を書く
4. 文頭にはすでに述べた情報を書く
5. 並列する情報は、構成と表現をそろえる
6. ポイントはひとつに絞る
7. 無駄なく簡潔に書く

文章の冒頭に重要な情報をまとめて書く

文章の冒頭には
重要な情報をまとめましょう。

なぜなら、読み手が最短で情報を整理できるからです。

あなたがカステラの作り方を調べていて、「カステラ 作り方」で検索したと仮定します。

カステラの作り方がページの一番下にあったら、ストレスがたまりますよね。

読み手に負担をかけてます。

文章を書く際は
まず結論を伝えること。

そうすれば最短で「このまま読みすすめるべきか」判断できます。

結果、相手に負担をかけない文章を作ることができます。

文章は1パラグラフ1トピックで書く

文章は「1パラグラフ1トピック」で書きましょう。

本書での法則名は「詳細はパラグラフを使って書く」です。詳しい説明は段落ごとに分け、1つの段落には1つの話題だけを入れます。

パラグラフ＝段落

なぜなら、迷わないからです。

例えば「カレー作り方」のパラグラフに、シチューの情報が入っていると混乱しますよね？カレーに関する情報だけを記載することで情報整理進み、内容もスラスラ頭に入ってきます。

1パラグラフ1トピックを守ること。

パラグラフ（段落）の冒頭に要約文を書く

パラグラフ（段落）の冒頭に、要約文を書くことは重要です。

なぜなら、読み手にメンタルモデルが形成されるから。

メンタルモデルとは、頭の中のイメージです。「ああなったらこうなる」といった「行動のイメージ」を表現したもの。

例えば、「メガネを掛けている人は頭が良い」というのは、メンタルモデルが形成された状態です。

メンタルモデルがない文章は、内容の理解に時間がかかるので、相手にストレスを与えます。

文章を作成するときは、文章の前後が繋がるように書くと、メンタルモデルが形成されます。

結果、相手にストレスをかけない文章が書けます。

文頭にはすでに述べた情報を書く

ここからの4つは、法則の要点と、仕事の文章に当てはめた例を紹介します。詳しい解説と実践トレーニングは本書で確かめてください。

4つ目の法則は、文の頭に、読み手がすでに知っている情報を置くこと。前の文とのつながりが見えるので、読み手は話の流れを見失いません。

例えば「売上が落ちた原因は3つあります」と書いたあとなら、「値上げが2つ目の原因です」より「2つ目の原因は値上げです」のほうがすっと入ります。「2つ目の原因」は、読み手がすでに知っている話だからです。

並列する情報は、構成と表現をそろえる

5つ目は、並べて書く情報の順番と言い回しをそろえる法則です。形がそろっていると、読み手は中身の違いだけに目を向けられます。

例えば企画書の箇条書きで「コストの削減」「スピードが上がる」「品質を高めたい」と書くと、3つの関係がぼやけます。「コストを下げる」「納期を縮める」「品質を上げる」とそろえれば、ひと目で比べられます。

ポイントはひとつに絞る

6つ目は、伝えるポイントをひとつに絞る法則です。言いたいことを詰め込むほど、読み手は何がいちばん大事なのか判断できなくなります。

例えば1通のメールで、日程の確認と見積もりの依頼を同時に頼むと、返信で片方が抜けがちです。伝えたいことが2つあるなら、メールを分けるか、件名と冒頭で2つあると先に示します。

無駄なく簡潔に書く

7つ目は、なくても意味が変わらない言葉を削る法則。短い文章ほど、読み手は少ない時間で中身をつかめます。

例えば「まず最初に、資料を送付させていただきます」は、「最初に資料を送ります」で意味が伝わります。「まず」と「最初に」は同じ意味が重なっているので、片方で足ります。

書く技術・伝える技術についてよくある質問

書く技術・伝える技術の7つの法則とは何ですか？

文章の冒頭に重要な情報をまとめる、詳細はパラグラフを使って書く、パラグラフの冒頭に要約文を書く、文頭にはすでに述べた情報を書く、並列する情報は構成と表現をそろえる、ポイントはひとつに絞る、無駄なく簡潔に書く、の7つです。どれも読み手に負担をかけないための決まりです。

『考える技術・書く技術』と同じ本ですか？

別の本です。『考える技術・書く技術』はバーバラ・ミントさんの本で、結論を頂点に考えを組み立てるピラミッド原則が中心です。『書く技術・伝える技術』は倉島保美さんの本で、段落の組み立て方や文の書き方といった、文章そのものの書き方を扱っています。

どんな人に向いていますか？

メールや報告書を「わかりにくい」と言われる人や、文章を書くのに時間がかかる会社員に向いています。7つの法則は、書き終えた文章を見直すときのチェック項目としても使えます。

書く技術・伝える技術 まとめ｜AI時代に必要な文章力3つ

まとめです。

「書く技術・伝える技術」は、1パラグラフ1トピックで書けるようになります。

• コミュニケーションがスムーズになる
• 相手の時間を節約できる
• 頭がいい人と思われる

文章力は、チャットGPTのような人工知能が不得意な分野です。本書を読めば、AIに代替されない「将来食いっぱぐれないスキル」が身につきます。

「書く技術・伝える技術」