わかりやすい文章を書く人と、わかりにくい文章を量産する私は、なにが違うのでしょうか？一生懸命、文章を書いてるんですが……
30分かけて書いた文章が、「結局なにが言いたいの？」と言われると、ショックですよね。
でも、もしかしたら、あなた自身が無意識で「わかりにくい文章」を書いている可能性もあります。
でももし、誰でも簡単に「相手が一度で納得する文章」を書く方法があったら、試してみたいと思いませんか？
そこでこの記事は、わかりやすい文章を書く方法をお伝えします。
著書「短くても伝わる文章のコツ」から、重要な点だけお伝えします。
この記事を読むことで、要約力が鍛えられ、コミュニケーションコストが節約できます。
結果、残業が減るでしょう。
参考書籍
著書「短くても伝わる文章のコツ」【レビュー評価】
この記事は、著書「短くても伝わる文章のコツ」を参考にしております。
著者は、博報堂スピーチライターのひきたよしあきさん。
本書を読めば、「一発で理解させる文章力」が身につきます。
なぜなら、要約力の本質を理解できるからです。
要約力が身につけば、二度の文章やりとりが、一度で済みます。なので、コミュニケーションコストを半分にできます。
なので、仕事の生産性を高め、残業を減らしたい会社員におすすめの書籍です。
なお、本書は、アマゾンオーディブルで、すべて無料で読めます。
要約力がある人【わかりやすい文章を書く人】
結論、要約力がある人が、わかりやすい文章を書く人、です。
なぜなら、要約できない人は、長文を書くからです。
人間が一瞬で理解できる文字数は、40文字です。
40文字を超えた文章は、一瞬で理解することが難しくなるため、わかりにくい文章となります。
とくにビジネスでは、長い文章を、じっくり文章をよんでいる暇なんてありません。
日報や報告など、毎日の業務で、伝える機会があるかたは、40文字に絞り報告してみましょう。
40文字に絞ってみる
伝えたいことを、40文字にまとめると、わかりやすい文章になる「実例」をご紹介します。
ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。本当でしょうか。
上記の例文は、124文字で構成されております。
おくさんぱっと見た感じ、わかりにくい文章です。
では、文章を40文字以下にして、言葉のダイエットしてみましょう。
ジャパネットのエアコンは、他社メーカーでの修理は難しいですか？
おくさん一瞬で理解できる文章になりましたね。
ポイントは、絶対に40字に収める必要はないこと。
「40文字におさまるには、どこのフレーズをそぎ落とすか」という思考が、あなたの文章力を成長させるでしょう。
要約力のたかめ方【わかりやすい文章を書く人】
では、どうやって要約力は高められるか。
結論、要点を探すことです。
なぜなら、伝えたいことの要点がわからないと、不要なフレーズが多くなり「わかりにくい文章」になるからです。
ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。ジャパネット以外で修理できないのは本当でしょうか。
先ほどの例でご説明すると、上記文章の要点は「ジャパネットのエアコンは、他社で修理できるか」です。
それなのに、不要なフレーズが散見され、まるで「もじゃもじゃ生い茂った森」のようになってます。
筆者要点を探し、伝えたいことを40文字にまとめることで「スッキリとした並木道」になります。
要点の見つけ方
では、どのようにして要点を見つけるか。
それは、5W1Hで抜き出すことです。
要点を抜き出すポイント
- いつ
- 誰が
- どこで
- 何を
- どのように
ジャパネット（誰が）のエアコンは（何を）、他社メーカー（どこで）での修理（どのように）は難しいですか？
先ほどの例は、5W1Hが入っていることわかります。
ポイントは、「誰が」「何を」「どのように」を優先すること。5つすべて抜き出す必要はないです。
おくさん上記の例は「いつ」が抜けてます。
文章は、主語、述語、動詞さえあれば、本質は伝わります。
わかりやすい文章になっているか【確認する方法】
要点を探し、40字にまとめるだけで、要約力は身につきます。
結果、相手が一瞬で文章内容が理解できるので、わかりやすい文章になります。
でも、「ホントにわかりやすい文章になっているの？」と不安になる人も多いと思います。
その場合は、ネット翻訳で確かめることが有効です。※本書：「文章の伝わりやすさをネット翻訳で確かめる」より
わかりにくい文章は、英語でもわかりにくいです。
ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。本当でしょうか。
ジャパネットのエアコンは、他社メーカーでの修理は難しいですか？
要点がずれている文章は、翻訳機械も正しく理解できません。
一方「わかりやすい文章」は、翻訳機械も最適な単語を抽出します。
筆者英語が苦手なわたしでも理解できるほど、わかりやすい翻訳ができます。
伝えたい文章が、理解してもらえるか自信がない人は、Google翻訳してみましょう。
まとめ【確認する方法】
まとめです。
今回は「わかりやすい文章を書く人と、私の違い」というテーマで記事を書きました。
結論、要約力がある人が、わかりやすい文章を書く人、です。
人間が一瞬で理解できる文字数は、40文字です。
40文字を超えた文章は、一瞬で理解することが難しくなるため、わかりにくい文章となります。
筆者日報や報告など、毎日の業務で、伝える機会があるかたは、40文字に絞り報告してみましょう。
もし、いますぐ「わかりやすい文章」を書きたい人は、Amazomオーディブルで「無料お試し」がおすすめです。
「相手が一瞬で理解する文章スキル」が3時間つまった本を、無料で聴けます。
特におすすめなのが、「道順を教える力をつけて、要約力を鍛える」センテンスです。
「道を説明する訓練をすること」で、要約力が高まります。
来週、商談がある人は、本書を読むことで受注につながるかもしれません。