頭にスラスラ入る:わかりやすい文章を書く1つのコツ【ビジネス】

短くても伝わる文章のコツ
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質問

わかりやすい文章を書く人と、わかりにくい文章を量産する私は、なにが違うのでしょうか?一生懸命、文章を書いてるんですが……

30分かけて書いた文章が「つまり何?」と言われると、ショックですよね。

でも、もしかしたら、あなた自身が無意識で「わかりにくい文章」を書いている可能性もあります。

もし「相手が納得する文章」を書く方法があったら、知りたいと思いませんか?

キャベツ太郎

そこでこの記事は、わかりやすい文章を書く方法をお伝えします。

著書「短くても伝わる文章のコツ」から、重要な点だけお伝えします。

この記事を読むことで、要約力が鍛えられます。

結果、残業が減るでしょう。

参考書籍

本書で学べる事

  • 要約力
  • わかりやすい文章の判断方法
  • 文章力を高める方法
この記事を書いている人
登場人物
2020年3月からオーディブル使ってます
この記事でわかること(目次)

【まずは結論】要約力がある人はわかりやすい文章を書く

第一章:文章力は「要約力」で決まる!
第一章:文章力は「要約力」で決まる!

結論、要約力がある人が、わかりやすい文章を書く人、です。

なぜなら、要約できない人は、長文を書くからです。

人間が一瞬で理解できる文字数は、40文字です。

40文字を超えた文章は、一瞬で理解することが難しくなるため、わかりにくい文章となります。

とくにビジネスでは、長い文章を、じっくり文章をよんでいる暇なんてありません。

日報や報告など、毎日の業務で、伝える機会があるかたは、40文字に絞り報告してみましょう。

40文字に絞ってみる

要約文は40字にまとめる
要約文は40字にまとめる

伝えたいことを、40文字にまとめると、わかりやすい文章になる「実例」をご紹介します。

124文字もあって読みにくい

ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。本当でしょうか。

上記の例文は、124文字で構成されております。

おくさん

ぱっと見た感じ、わかりにくい文章です。

では、文章を40文字以下にして、言葉のダイエットしてみましょう。

合計31文字、スッキリしてわかりやすい

ジャパネットのエアコンは、他社メーカーでの修理は難しいですか?

おくさん

一瞬で理解できる文章になりましたね。

ポイントは、絶対に40字に収める必要はないこと。

「40文字におさまるには、どこのフレーズをそぎ落とすか」という思考が、あなたの文章力を成長させるでしょう。

要約力の高め方【わかりやすい文章を書く人】

要点を探すポイント
要点を探すポイント

要点とは、文章の「重要な点」を指します。要約力は「内容をまとめる力」です。

では、どうやって要約力は高められるか。

結論、要点を探すことです。

なぜなら、伝えたいことの要点がわからないと、不要なフレーズが多くなり「わかりにくい文章」になるからです。

124文字、ごちゃごちゃしてて要点がつかめない

ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。ジャパネット以外で修理できないのは本当でしょうか。

先ほどの例でご説明すると、上記文章の要点は「ジャパネットのエアコンは、他社で修理できるか」です。

それなのに、不要なフレーズが散見され、まるで「生い茂った森」のようになってます。

キャベツ太郎

要点を探し、伝えたいことを40文字にまとめることで「スッキリとした並木道」になります。

要点+要約(40文字)=わかりやすい文章となります。

要点の見つけ方

5w1h
5w1h

では、どのようにして要点を見つけるか。

それは、5W1Hで抜き出すことです。

要点を抜き出すポイント

  • いつ
  • 誰が
  • どこで
  • 何を
  • どのように
合計31文字

ジャパネット(誰が)のエアコンは(何を)、他社メーカー(どこで)での修理(どのように)は難しいですか?

先ほどの例は、5W1Hが入っていることわかります。

ポイントは、「誰が」「何を」「どのように」を優先すること。5つすべて抜き出す必要はないです。

おくさん

上記の例は「いつ」が抜けてます。

文章は、主語、述語、動詞さえあれば、本質は伝わります。

わかりやすい文章になっているか【確認する方法】

ネット翻訳で確かめる
ネット翻訳で確かめる

要点を探し、40字にまとめるだけで、要約力は身につきます。

結果、相手が一瞬で文章内容が理解できるので、わかりやすい文章になります。

でも、「ホントにわかりやすい文章になっているの?」と不安になる人も多いと思います。

その場合は、ネット翻訳で確かめることが有効です。※本書:「文章の伝わりやすさをネット翻訳で確かめる」より

わかりにくい文章は、英語でもわかりにくいです。

ジャパネットでエアコンを検討しています。以前にジャパネットでエアコンを購入した人に、ジャパネットは専用モデルだから、修理もジャパネットを経由。メーカーも直接は受け付けないようなことを言っていました。本当でしょうか。

ジャパネットのエアコンは、他社メーカーでの修理は難しいですか?

要点がずれている文章は、翻訳機械も正しく理解できません。

一方「わかりやすい文章」は、翻訳機械も最適な単語を抽出します。

キャベツ太郎

英語が苦手なわたしでも理解できるほど、わかりやすい翻訳ができます。

伝えたい文章が、理解してもらえるか自信がない人は、Google翻訳してみましょう。

「短くても伝わる文章のコツ」を無料で読む方法【ひきた よしあき (著)】

Amazonレビューの評価:短くても伝わる文章のコツ
Amazonレビューの評価:短くても伝わる文章のコツ

「短くても伝わる文章のコツ」は、Amazonオーディブルで、30日間無料で聴けます。

30日間、気になる本を読み漁るのも良し、いつでも退会もできます。

ココがポイント

聞き放題対象外になってしまう前に、早めにダウンロードおすすめします。

\Amazonレビュー抜粋/

Aさん


この本は「堅い文章しか書けない。」逆に「詩的な文章になってしまう。」と悩んでいる方にオススメです。

Bさん


短く分かりやすい文章に変えている例文も存在し、分かりやすい。
これを読めば、あなたも明日から書ける。という本ではありません。
どういう過程を通り、どういった練習をすれば近づけるか、がわかる1冊です。

Cさん


今まで、色々なカラーペンと使ってました。これからは赤鉛筆一本にします!
文章がシンプルになれば、頭も、人生もシンプルになるはず。これからが楽しみだ!

Dさん


正しい努力でしっかりとした力を伸ばせる具体的なやり方が惜しげもなく、わかりやすく示される。有難い一冊です。

「短くても伝わる文章のコツ」のレビューを見る
ココがポイント

ワイヤレスイヤホンがあると、通勤しながら読めるのでおすすめ。

まとめ【わかりやすい文章を書く1つのコツ】

まとめ
まとめ

まとめです。

今回は「わかりやすい文章を書く1つのコツ」というテーマで記事を書きました。

結論、要約力がある人が、わかりやすい文章を書く人、です。

人間が一瞬で理解できる文字数は、40文字です。

40文字を超えた文章は、一瞬で理解できないため、わかりにくい文章となります。

要点+要約(40文字)=わかりやすい文章

キャベツ太郎

日報や報告など、40文字に絞り報告してみましょう。

1か月続けていれば、わかりやすい文章を書く「クセ」が身につきます。

道順を教える力
道順を教える力

特におすすめなのが、「道順を教える力をつけて、要約力を鍛える」センテンスです。

「道を説明する訓練をすること」で、だれでも要約力が高まります。

聴き放題なので、読みたい本が見つかります。

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2022年11月26日の情報です。

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この記事でわかること(目次)